Mẫu hồ sơ hủy hóa đơn GTGT không tiếp tục sử dụng theo Thông tư 39

Biên bản hủy hóa đơn là một phần không thể thiếu trong bộ hồ sơ hủy hóa đơn của doanh nghiệp, hợp tác xã, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh.

​

1.Thủ tục hủy hóa đơn GTGT không tiếp tục sử dụng
Hóa đơn giá trị gia tăng (Hóa đơn đỏ) thực chất là là một loại chứng từ do người bán lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ cho bên mua, sử dụng dịch vụ theo quy định của pháp luật. Trong trường hợp doanh nghiệp không có nhu cầu tiếp tục sử dụng hóa đơn GTGT thì cần làm thủ tục hủy hóa đơn:
- Lập bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy
Theo quy định tại Điểm d, Khoản 3, Điều 29 Thông tư 39/2014/TT-BTC quy định về nội dung của Biên bản kiểm kê hóa đơn cần hủy như sau:
”Trong bảng kê hóa đơn cần hủy này phải có các thông tin cần thiết như: Loại hóa đơn, Mẫu hóa đơn, Ký hiệu hóa đơn, từ quyển … đến quyển …, Từ số … đến số … Và phải có chữ ký của người lập và hội đồng hủy hóa đơn.”
Trước khi hủy hóa đơn, Hội đồng kiểm kê phải tiến hành kiểm kê số hóa đơn cần hủy, với các chỉ tiêu như quy định trên. Hội đồng kiểm kê phải Lập bảng kiểm kê và ký xác nhận.
- Thành lập hội đồng hủy hóa đơn (trừ trường hợp hộ, cá nhân kinh doanh) Thành viên Hội đồng hủy hóa đơn phải bao gồm đại diện lãnh đạo, đại diện bộ phận kế toán của tổ chức kinh doanh
- Các thành viên Hội đồng hủy hóa đơn cần ký vào biên bản hủy hóa đơn, đồng thời chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu có sai sót
- Lập biên bản Hủy hóa đơn GTGT
Khi hủy hóa đơn, Hội đồng phải lập biên bản hủy hóa đơn. Biên bản ghi rõ thông tin cần thiết của hóa đơn hủy như:
- Loại hóa đơn, Mẫu hóa đơn, Ký hiệu hóa đơn, từ quyển … đến quyển …, Từ số … đến số …
- Hình thức hủy hóa đơn
+ Cắt góc (Cát góc dưới bên phải, góc có chữ ký thủ trưởng đơn vị)
+ Xé nhỏ
+ Đốt
Biên bản được lập sau khi hóa đơn đã hủy và có chữ ký của những người trong Hội đồng hủy hóa đơn
ghi rõ trong Biên bản hủy hóa đơn
Lưu ý: tùy vào từng chi cục thuế sẽ yêu cầu doanh nghiệp hủy hóa đơn GTGT theo 1 trong 3 cách thức trên. Do đó doanh nghiệp nên liên hệ trước với cơ quan thuế quản lý để được hướng dẫn.
- Thông báo kết quả hủy hóa đơn
Sau khi hủy hóa đơn xong phải tiến hành lập thông báo hủy hóa đơn. Tại điều 29 khoản 3 điểm d quy định về Thông báo hủy hóa đơn như sau:
“Thông báo kết quả hủy hoá đơn phải có nội dung: loại, ký hiệu, số lượng hóa đơn hủy từ số… đến số, lý do hủy, ngày giờ hủy, phương pháp hủy (mẫu số 3.11 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này).
Hồ sơ hủy hóa đơn được lưu tại tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn. Riêng Thông báo kết quả hủy hoá đơn được lập thành hai (02) bản, một bản lưu, một bản gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất không quá năm (05) ngày kể từ ngày thực hiện huỷ hoá đơn.”

Quan tâm >> Hướng Dẫn Thủ Tục Mua Hoá Đơn Lẻ Tại Chi Cục Thuế Mà Doanh Nghiệp Phải Nắm Rõ​

2. Hồ sơ hủy hóa đơn GTGT không tiếp tục sử dụng gồm những gì?
Hồ sơ hủy hóa đơn được quy định tại Khoản 3, Điều 29 Thông tư số 39/2014/TT-BTC bao gồm:
- Quyết định thành lập Hội đồng hủy hóa đơn (trừ trường hợp hộ, cá nhân kinh doanh);
- Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy ghi chi tiết: tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn hủy (từ số… đến số… hoặc kê chi tiết từng số hóa đơn nếu số hóa đơn cần hủy không liên tục);
- Biên bản hủy hóa đơn;
- Thông báo kết quả hủy hóa đơn phải có nội dung: loại, ký hiệu, số lượng hóa đơn hủy từ số… đến số, lý do hủy, ngày giờ hủy, phương pháp hủy (mẫu số 3.11 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này).
*Lưu ý:
Hồ sơ hủy hóa đơn được lưu tại tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn. Riêng Thông báo kết quả hủy hóa đơn được lập thành hai (02) bản, một bản lưu, một bản gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất không quá năm (05) ngày kể từ ngày thực hiện hủy hóa đơn.
Có 2 hình thức nộp thông báo kết quả hủy hóa đơn cho Cơ quan thuế như sau:
- Nộp trực tiếp: Lập 02 bản trong đó 01 bản lưu tại doanh nghiệp, 01 bản gửi cơ quan thuế
- Nộp qua mạng: thông quan phần mềm HTKK -> chọn Thông báo kết quả hủy hóa đơn (TB03/AC) -> Kết xuất dữ liệu XML rồi nộp qua mạng giống như thao tác nộp tờ khai thuế GTGT

3. Mẫu hồ sơ hủy hóa đơn GTGT không tiếp tục sử dụng
Quyết định thành lập Hội đồng hủy hóa đơn

​

Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy

​

Biên bản hủy hóa đơn

​

Thông báo kết quả hủy hóa đơn

​

Trên đây là những trình bày chi tiết các bước thực hiện mẫu hồ sơ hủy hóa đơn GTGT không tiếp tục sử dụng theo Thông tư 39. Doanh nghiệp, tổ chức hộ, cá nhân kinh doanh cần lưu ý để thực hiện hủy hóa đơn theo đúng quy định pháp luật.

Xem thêm >> Cách Lập Hóa Đơn ĐIện Tử Cho Hàng Hóa, Dịch Vụ Biếu Tặng, Hàng Tiêu Dùng Nội Bộ​